隱私政策

一、資料控管者身分

本服務「Pencil」由 Pencil 團隊營運（以下簡稱「我們」）。若您對本政策有任何疑問，請聯絡 support@pencilnow.app。

一之一、店家與平台的角色

本服務為多租戶平台。當您向特定店家（Studio）預約時，該店家為其顧客個人資料之蒐集者（資料控制者），由該店家決定蒐集與利用顧客個人資料之特定目的；Pencil 則係受該店家委託，於提供本服務所必要之範圍內處理顧客個人資料（受託處理者）。依個資法第 4 條，受託處理之 Pencil 於本服務範圍內視同委託機關（即該店家）之行為。

店家於其後台所能查看之顧客個人資料，限於完成與管理預約及商品訂單所必要之範圍，具體包括：

• 顧客姓名
• 電話號碼
• 電子郵件地址
• 生日、性別（由該店家視其需要選擇是否蒐集；屬一般個人資料）
• 預約紀錄（服務項目、時段、預約狀態）
• 商品訂單資料：顧客於店家頁面下單商品時所填之姓名、電子郵件、電話、訂單備註，以及所訂購之商品品項、數量與下單當下之價格
• 出席紀錄（含未出席〔no-show〕註記）
• 店家自行記載之備註（內部備註，僅該店家可見，顧客端不顯示）

前述顧客資料得由您於公開預約頁自行填寫，亦得由店家於後台代為建立或後補（例如店家先以顧客姓名建立預約紀錄，待實際接觸時再補登電話或電子郵件）。

當您就特定店家所蒐集之個人資料行使個資法所定之權利（查詢、閱覽、複製、補充、更正、停止蒐集／處理／利用或刪除等）時，因該等資料之蒐集目的由店家決定，本服務將轉知該店家或協助處理您的請求；至於本服務自身作為資料控制者所蒐集之資料（例如帳號登入、Session、系統運作紀錄），則由本服務直接處理。前述各項權利之行使，均可透過 support@pencilnow.app 提出。

二、蒐集目的

為提供 1 對 1 預約管理服務、完成使用者註冊與登入、建立並維持預約紀錄、處理顧客於店家頁面所送出之商品訂單並據以通知店家、寄送或推播店家預約及商品訂單即時通知（含寄送交易性通知信〔登入連結、預約確認、商品訂單確認〕，以及店家綁定 LINE 時之 LINE 推播通知），以及維護系統運作所需之合理範圍。商品訂單僅為顧客向店家表達購買意向並由店家線下履約，本服務不經手金流、不代收款項；訂單所填之聯絡資訊僅存為該筆訂單之快照，不併入顧客名單、不影響來店次數或集點紀錄。就店家選擇蒐集之生日、性別，其目的為供該店家進行預約管理與服務安排之判斷；本服務不將其用於行銷、推播優惠或其他前述以外之用途。

特定目的代號依個資法施行細則及法務部公告之代號對應，包括「069 契約、類似契約或其他法律關係事務」、「090 消費者、客戶管理與服務」、「148 網路購物及其他電子商務服務」。

依個資法第 8 條，謹向您告知：本服務之資料控管者如第一節所載；蒐集之個人資料類別與目的如本節及第三節所述；個人資料利用之期間為服務存續期間及第四節所定之保存期間，利用地區為第六節所載各服務供應商所在地，利用對象為各該店家（資料控制者）及本服務委託之資料處理者，利用方式為前述目的範圍內之預約管理與系統運作所必要之處理。您就本服務蒐集之個人資料，得行使第五節所列之各項權利。其中生日、性別是否蒐集，取決於各店家於其預約頁之設定（mode-dependent）；店家未開啟者，本服務即不蒐集。若店家將某欄位設為必填而您選擇不提供，將無法於該店之公開預約頁完成自助預約；設為選填或未開啟者，不提供不影響預約之完成。

三、蒐集之個人資料類別

• 識別與聯絡資料：電子郵件地址、姓名、電話號碼（得由顧客自行提供，或由店家於後台代為建立／後補）
• 生日、性別（選用，由店家視其需要選擇是否蒐集）：屬一般個人資料，非個資法第 6 條之特種個人資料。是否蒐集及為必填或選填，取決於各店家於其預約頁之設定；店家未開啟者，本服務即不蒐集
• 預約相關資料：服務項目、時段、預約備註、出席紀錄（含未出席〔no-show〕註記）
• 技術性資料：Cookie / Session 識別碼、IP 位址（用於速率限制與防濫用）
• 店家登入密碼（選用）：若店家設定登入密碼，本平台僅以單向雜湊（bcrypt）保存，永不儲存明文密碼，亦無法還原為原始密碼。此為本平台作為控制者所保管之帳號安全資料，與店家所蒐集之顧客資料性質不同。
• 店家 LINE 綁定資料（選用）：若店家綁定 LINE 接收即時通知，本平台保存其 LINE 使用者識別碼（userId / OIDC sub）與 LINE 顯示名稱，作為推播通知之對象。此為店家自願提供之帳號功能資料。綁定後，設定頁可即時顯示店家自身之 LINE 大頭貼，僅供畫面辨識綁定帳號之用，由 LINE 即時提供、本平台目前不另行保存。
• 定金相關資料（選用，僅於店家啟用定金且顧客送出該筆預約時）：顧客付款後自行回報之「轉出帳號末 5 碼」，以及顧客於下單時勾選同意取消／退款政策之證據（同意時間、所同意之政策版本、同意當下之 IP 位址）。末 5 碼僅供店家與顧客間核對款項是否到帳之用，本平台不蒐集完整帳號、不蒐集任何金流或信用卡資料、亦不經手任何款項；同意時間／政策版本／IP 則作為「下單前已完整揭露並取得同意」之紀錄，以保障雙方權益。
• 商品訂單資料（選用，僅於店家啟用商品頁且顧客送出訂單時）：顧客下單時填寫之姓名、電子郵件地址、電話（選填）與訂單備註，以及所訂購之商品品項、數量與下單當下之價格快照。前述聯絡資訊僅供店家聯繫顧客、確認並線下履約該筆訂單之用，並以確認信通知顧客；本平台不經手金流、不蒐集付款或信用卡資料、亦不代收任何款項。訂單聯絡資訊僅存為該筆訂單之快照，不併入店家之顧客名單、不影響來店次數或集點紀錄。
• 店家（Studio Owner）所建立的店家資訊：名稱、地址、營業時段、服務項目、商品項目、logo 與商品圖片等
• 服務人員資料（選用，僅於店家啟用「服務人員」功能時）：店家為其服務人員（員工或合作者）建立之姓名、頭銜、自我介紹與大頭照，以及各人員之服務指派、收費與上班時間設定。該等資料由店家決定蒐集與利用之目的，店家為其個資法上之蒐集者，並應確保已向該人員完成告知並取得同意（詳服務條款第三條）；本平台受店家委託處理與展示。其中姓名、頭銜、自我介紹與大頭照會公開顯示於該店家之預約頁供顧客指定人員；顧客完成指定預約後，人員姓名將以快照形式併入該筆預約紀錄，並顯示於預約確認信、通知信與店家後台行程（人員改名或停用後，歷史預約仍保留當時姓名）。人員停用或刪除後，預約頁即不再顯示其資料；既有預約紀錄中之姓名快照隨該筆預約依第四節之保存期間保存

當您於公開預約頁自行送出預約時，須提供電子郵件地址（及店家要求時之電話、生日、性別），以完成預約並接收相關通知（如預約確認、變更或取消通知）；就店家設為必填之欄位，若未提供，將無法於該頁完成自助預約；設為選填或未開啟之欄位，不提供不影響預約之完成。此外，店家亦得於後台代為建立顧客之預約紀錄，於此情形下得僅留存顧客姓名，並於實際接觸時再行後補電子郵件、電話、生日或性別；在電子郵件尚未留存前，本服務不會就該筆預約寄送確認或通知信。

當您於店家頁面送出商品訂單時，須提供姓名與電子郵件地址（電話為選填），以便店家聯繫、確認並線下履約該筆訂單，本服務並據以向您寄送訂單確認信；未提供必要資訊將無法完成下單。此為顧客向店家表達購買意向之紀錄，本服務不經手金流、不代收款項，商品之成交、收款與履約均由店家與顧客於線下另行處理。

Cookie 僅用於維持登入狀態與必要的使用者偏好，本服務不使用第三方廣告追蹤 Cookie。您可於瀏覽器設定中停用 Cookie，但可能影響登入功能與預約流程。

若您於公開預約頁勾選「將訂位人資訊儲存在此瀏覽器」，本服務會將您該次填寫的聯絡資訊（姓名、電話、電子郵件、生日、性別；不含預約備註）儲存於您自己裝置瀏覽器的本機儲存空間（localStorage），僅供您下次於同一裝置預約時自動帶入，以省去重複填寫。此資料保存在您的裝置本機、不會因此功能而額外傳輸或保存於本服務；您可隨時取消該勾選，或清除瀏覽器資料，即可移除已儲存之內容。

四、資料保存期間

預約紀錄於服務存續期間持續保存；商品訂單紀錄（含顧客聯絡快照與商品明細）比照預約紀錄，於服務存續期間保存，並於下列帳號刪除程序中一併刪除或匿名化。使用者來信（support@pencilnow.app）申請刪除帳號後，本服務將於 30 日內刪除或匿名化其 Studio 與相關預約及商品訂單資料；惟依法律規定（例如商業會計法、稅捐稽徵法）須保存，或為因應法律程序、爭議處理或詐欺調查所必要者，於各該必要期間內不在此限。為維持服務之災難復原能力，資料庫每日備份快照保留 30 天，已刪除之資料其備份副本最遲於該期間內一併汰除。登入驗證 Session 依預設保存 30 天，過期後自動失效。IP 速率限制紀錄最多保存 24 小時。店家解除 LINE 綁定，或於 LINE 封鎖／取消追蹤本服務官方帳號時，本服務將停止使用並刪除其 LINE 使用者識別碼與顯示名稱；正常情況下將於系統完成解除綁定時即清除相關欄位，不另作保留。

定金相關資料中，顧客回報之「轉出帳號末五碼」與「同意當下之 IP 位址」屬對帳與同意佐證所需之資料，於該筆預約後（以服務日為錨點）保存至多 90 天，不論該筆預約之最終結果（完成、取消、未到場、退款等），期滿一律由系統自動清除（將該等欄位清空為無）；同意時間與所同意之政策版本，因屬契約成立之憑據，依預約紀錄之保存期間留存。此等資料亦已納入錯誤追蹤之去識別化處理，不會出現在系統運作紀錄中。

系統運作紀錄（含錯誤堆疊與請求識別碼）於 Sentry 端依其方案之預設保存期間保存。若法律另有規定保存年限（例如商業會計法、稅捐稽徵法），本服務依該規定保存相關資料至法定期間屆滿為止。

五、您的權利

依個資法第 3 條，您就本服務蒐集之個人資料，得行使下列權利：

• 查詢或請求閱覽
• 請求製給複製本
• 請求補充或更正
• 請求停止蒐集、處理或利用
• 請求刪除

請以前述 support@pencilnow.app 信箱提出請求，我們將於合理時間內回覆處理。

六、第三方服務（資料處理者）

與多數國際網路服務相同，Pencil 使用全球知名的雲端基礎設施提供穩定、安全的服務。您的資料主要儲存於日本東京的機房，所有傳輸均經 HTTPS 加密，並施行存取權限控管與多租戶資料隔離。

為維持服務運作，我們選擇具有適當資訊安全與隱私保護措施之服務供應商，將特定資料委外處理予下列國際服務：

• Resend（email 發送，美國公司）：用於寄送登入連結與預約確認信，處理收件者 email 與信件內容；寄送基礎設施位於日本東京
• Cloudflare R2（檔案儲存，Cloudflare 為美國公司）：用於儲存店家 logo、商品圖片與服務人員大頭照；資料透過 Cloudflare 全球網路儲存
• Zeabur（主機代管）：用於部署應用與資料庫服務；資料主要儲存於日本東京機房
• Sentry（錯誤追蹤）：於系統發生例外時蒐集堆疊與請求識別碼；我們已採取合理措施避免可識別個人資料進入錯誤追蹤系統；資料處理位於美國
• LINE（即時通知，由 LY Corporation 營運，日本公司）：當店家綁定 LINE 接收通知時，本服務透過 LINE Messaging API 將預約建立或取消之通知內容（含預約編號、服務項目、時間，以及顧客姓名／電話等預約資訊）推播至店家的 LINE；資料傳輸並由 LINE 平台於日本處理

為提供本服務所必要之範圍內，本服務可能將個人資料跨境傳輸至上述各服務供應商所在地（如各項所列之日本、美國等地）進行處理。我們僅傳輸服務運作所必要之最小資料量，不將您的個人資料出售或出租予任何第三方廣告業者。

此外，本服務採取合理之技術與管理措施保護您的個人資料，包括傳輸加密（HTTPS）、存取權限控管與多租戶資料隔離；然網際網路環境無法提供絕對安全保證。本服務就違反個資法致個人資料遭竊取、洩漏、竄改或其他侵害者，依個資法第 29 條負損害賠償責任，但能證明其無故意或過失者，不在此限。如發生前述事故，本服務將依個資法第 12 條及主管機關相關規定，於查明後儘速以適當方式通知當事人並通報主管機關，並說明已採取之因應措施；法令另有通報期限規定者，從其規定。

本服務未主動向未滿 18 歲之個人蒐集個人資料。若您為未成年人，請於法定代理人同意下始得使用本服務；若我們發現未經同意蒐集之未成年人資料，將於合理時間內刪除。

六之一、個人資料之揭露與第三人共用

本服務不會出售、出租、交換或以其他方式向第三方提供您的個人資料以牟利。延續前條所述，我們不將您的個人資料出售或出租予任何第三方廣告業者；除為提供本服務所必要而委託處理者（即第六條所載之服務供應商），或下列情形外，本服務不會將您的個人資料揭露予第三人。

僅於下列情形，本服務始於必要範圍內揭露或提供您的個人資料：

• 經您事前同意（以書面或電子方式為之）
• 為履行委託處理之必要，於必要最小範圍內提供予本政策第六條所載之服務供應商（資料處理者）
• 法律明文規定，或主管機關、司法或警察機關依法定程序要求
• 為免除您或他人生命、身體、自由或財產上之急迫危險
• 為因應法律程序、爭議處理，或為辨識、聯絡、防範及調查詐欺、濫用或違反條款之情事所必要

前述揭露均以達成各該目的所必要之最小範圍為限，並於目的消失後依本政策第四條停止利用或刪除。

六之二、Cookie 與分析工具

為了解整體造訪量與來源，本服務於公開頁面（首頁與店家預約頁）使用「自行架設（self-hosted）」之網站流量分析工具 Umami。該工具「不設置 Cookie」、亦「不蒐集可識別個人身分之資料」，僅以匿名彙整方式統計造訪量與頁面瀏覽。

蒐集目的為彙整不可識別之整體流量與來源統計，作為平台營運分析及服務改善之用。前述統計資料由本服務自行架設之伺服器保管，「不」傳送至 Google Analytics 或其他第三方分析服務。

七、聯絡方式

就個資法相關請求與本政策之任何疑問，請寄送至 support@pencilnow.app。本服務將於合理期間內回覆，通常不超過 7 個工作日；並依個資法第 13 條，就查詢或請求閱覽之請求於 15 日內處理、就更正或刪除之請求於 30 日內處理，必要時得依法延長並通知當事人。依個資法第 3 條行使權利所生之必要成本，本服務得依法收取合理費用。

附則、政策修訂

本政策之修訂將於本頁公告並更新「最後更新」日期；若修訂涉及個人資料使用目的之重大變更，本服務將於本頁以明顯方式標示，建議您定期查閱本頁以瞭解最新內容。